Il nuovo trattamento delle spese di vitto/alloggio

Recentemente l’Agenzia delle Entrate si è espressa con alcuni chiarimenti in merito al trattamento IVA, IRES e IRAP delle spese sostenute per alberghi e ristoranti, alla luce delle novità introdotte lo scorso anno. Purtroppo anziché semplificare, le nuove norme e le conseguenti interpretazioni dell’Agenzia hanno complicato molto la questione. Credo possa essere utile riassumere la disciplina e per questo propongo uno schema di sintesi che considera le disposizioni applicabili dal 1° gennaio 2009.

1) spese per alberghi e ristoranti inerenti l’attività:

a) sostenute dal dipendente o dall’amministratore, con fattura, intestata alla ditta/società, appositamente richiesta, che riporta nella descrizione anche i dati del soggetto che ha effettivamente usufruito del servizio: – trasferta entro il territorio comunale: IVA detraibile e costo deducibile al 75%; – trasferta fuori dal territorio comunale: IVA detraibile e costo deducibile al 100% ma nel limite massimo giornaliero di € 180,76; – trasferta all’estero: per le spese sostenute fuori dall’Italia si ha una deducibilità al 100% ma con limite giornaliero di € 258,23.

b) sostenute dal dipendente o dall’amministratore, senza fattura ma con ricevuta fiscale: l’IVA non può essere detraibile (manca la fattura) ma può essere deducibile ai fini IRES e IRAP (si veda la Circolare n. 25/E del 2010) se non è economicamente conveniente richiedere la fattura. L’Agenzia delle Entrate, nelle precedenti pronunce (Circolare n. 6/E del 03/03/2009 per l’IRES e Risoluzione n. 84/E del 31/03/2009 per l’IRAP), considerava indeducibile l’IVA compresa nella ricevuta fiscale.

2) spese per alberghi e ristoranti non inerenti l’attività: in generale IVA indetraibile e costo indeducibile.

3) spese per alberghi e ristoranti sostenute per pubbliche relazioni o con finalità promozionali, secondo criteri di ragionevolezza in funzione dell’obiettivo di generare, anche potenzialmente, benefici economici, coerentemente con le pratiche commerciali di settore: tali spese possono essere considerate inerenti ma solo come spese di rappresentanza quindi l’IVA è indetraibile (perché spese di rappresentanza) e il costo deducibile al 75% ma nel limite del plafond annuale delle spese di rappresentanza, calcolato sul totale dei ricavi, con percentuali prestabilite e a scaglioni di fatturato, indipendentemente dalla richiesta o meno della fattura all’albergatore-ristoratore. Si sottolinea che le spese in parola “possono” essere di rappresentanza (non vi è quindi generale certezza) semplicemente perché dal punto di vista documentale è concretamente difficile provare se il pranzo (o la cena) possono portare benefici economici anche potenziali, in conformità, inoltre, con le pratiche commerciale del settore di appartenenza. Bisognerebbe infatti avere documenti che giustifichino in qualche modo la spesa, altrimenti è consigliabile renderla, per prudenza, totalmente indeducibile, trattandola come al punto 2).

4) spese per alberghi e ristoranti sostenute a favore di clienti, anche potenziali, in occasione di fiere o di visite negli stabilimenti: non sono classificate come spese di rappresentanza e quindi sono deducibili al 75% e l’IVA è detraibile. Diventa però importante, ancora una volta, avere sempre documenti che dimostrino e giustifichino l’attinenza della spesa con l’attività, altrimenti l’IVA diventa indetraibile e il costo trattato o come spesa di rappresentanza (punto 3) ovvero come costo totalmente indeducibile (punto 2).

5) cena di Natale: si tratta di un evento abbastanza diffuso. Va trattato come erogazione liberale a favore dei dipendenti deducibile, al 75%, nel limite del 5 per mille del costo del lavoro sostenuto nell’esercizio. L’IVA è indetraibile.

6) spese per alberghi e ristoranti sostenute e poi addebitate al cliente in fattura: essendo specificamente sostenute per la compravendita o la prestazione di servizi che viene fatturata, solitamente si tratta di spese inerenti (è comunque necessario verificare sempre l’inerenza che in questi casi spesso va ricercata nella effettiva necessità del sostenimento della spesa) e quindi per la deducibilità della spesa e la detraibilità IVA si rimanda al primo punto. Per quanto riguarda, invece, il trattamento IVA di queste spese inserite nella fattura di vendita, dovrà essere applicata l’aliquota IVA della prestazione principale (come previsto dall’art. 12 del D.P.R. 633/1972) all’imponibile delle spese di vitto e alloggio sostenute. Ad esempio: fattura ristorante di € 100,00 + iva detraibile € 10,00; fattura di vendita con prestazione principale con aliquota 20%, perciò si addebitano spese per “rimborso ristorante” per € 100,00 + iva 20% pari ad € 20,00).

È immediato comprendere come queste disposizioni comportino dal punto di vista amministrativo-contabile un appesantimento delle rilevazioni nonché dell’attività di gestione della documentazione.

Per quanto riguarda il concetto di inerenza, è bene ricordare che la spesa sostenuta deve sempre e comunque essere strettamente collegata all’attività dell’impresa e per dimostrare ciò in caso di verifica fiscale, è necessario allegare a ciascuna fattura tutta la documentazione che possa giustificare l’inerenza della spesa (ad esempio: e-mail o fax di richiesta di assistenza da parte di un cliente per un intervento fuori dal territorio comunale che comporta una trasferta di dipendenti che a mezzogiorno si fermano a pranzare in zona). Se si tratta poi di spese promozionali o per pubbliche relazioni, come già evidenziato al punto 3), non è agevole dimostrare la “ragionevolezza” e la coerenza” per cui occorre analizzare bene di volta in volta il tipo di spesa cercando di dotarsi il più possibile di qualche pezza giustificativa.

Dal punta di vista contabile appare utile impostare diversi conti di costo (le denominazioni sono esemplificative e non tassative):

– “Spese alberghi e ristoranti ded. 75%”, per i costi deducibili al 75%;
– “Spese alberghi e ristoranti ded. 100%”, per i costi deducibili al 100%;
– “Spese alberghi e ristoranti di rappresentanza”, per i costi qualificabili come spese di rappresentanza;
– “Spese alberghi e ristoranti indeducibili”, per i costi indeducibili a causa del superamento delle soglie giornaliere (vedi punto 1);
– “Spese alberghi e ristoranti indeducibili”, per i costi, aumentati della relativa IVA indetraibile, totalmente indeducibili per mancanza di inerenza con l’attività.

5 pensieri riguardo “Il nuovo trattamento delle spese di vitto/alloggio

  1. ANDREA BENASSI ha detto:

    Mi lascia perplesso il punto a):
    sostenute dal dipendente o dall’amministratore, con fattura, appositamente richiesta, che riporta nella descrizione anche i dati del soggetto che ha effettivamente usufruito del servizio: – trasferta entro il territorio comunale: IVA detraibile e costo deducibile al 75%;… per me l’iva del dipendente è indetraibile se all’interno del territorio comunale. Lei che ne pensa?

  2. Dott. Mauro Michelini ha detto:

    La soppressione della limitazione oggettiva alla detrazione dell’IVA relativa alle spese di vitto e alloggio, di cui all’art. 19-bis 1, 1° comma, lettera e), D.P.R. n. 633/1972, introduce la possibilità di detrarre l’IVA delle spese in questione, qualora le stesse siano inerenti rispetto all’attività svolta dall’impresa. Sul concetto di inerenza ho già avuto modo di esprimermi nell’articolo qui pubblicato, per cui, abbinando le novità dell’art. 19-bis 1 e dell’art. 109, 5° comma, Tuir (che si applica anche alle trasferte dei dipendenti entro il territorio comunale, visto che tale caso non è trattato dall’art. 95, 3° comma, Tuir, che è norma in questo contesto “speciale”), qualora la spesa possa essere ritenuta effettivamente inerente l’attività, avvalendosi di opportune prove documentali, ivi compresa la fattura del ristoratore/albergatore intestata alla società presso la quale il lavoratore è dipendente, il trattamento fiscale è conforme a quanto ho avuto modo di affermare nell’articolo: IVA detraibile al 100% e costo deducibile al 75%.

  3. Alberto ha detto:

    Un dubbio:
    in caso di interventi di manutenzione, i nostri fornitori inviano dei tecnici:
    il fornitore fattura le ore ed il materiale, le spese di vitto ed alloggio sono fatturate dal ristorante/albergo direttamente a noi.
    Come dobbiamo trattare la registrazione:
    I ristoranti sono nel nostro comune.
    Iva deducibile e costo al 75%?
    Grazie.

  4. Qualora gli interventi di manutenzione siano supportati da idonea documentazione che attesti anche la necessità che gli stessi tecnici restino in loco per più giorni al fine di svolgere compiutamente il loro lavoro, credo non vi siano ostacoli a considerare inerente la spesa, detraendo la relativa IVA e deducendo il costo con le limitazioni specifiche di quella particolare fattispecie di costo, ossia portando in deduzione solamente il 75%.

  5. Con la Circolare n. 25/E del 2010, l’Agenzia delle Entrate cambia opinione rispetto alla Circolare n. 6/E del 2009. Infatti, se non è economicamente conveniente richiedere la fattura per spese di vitto e alloggio, la quota di IVA compresa nel corrispettivo è deducibile dal reddito secondo le normali regole, rilevando anche ai fini IRAP.

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