L’art. 16, commi da 6 a 10, del D.L. n. 185/2008, convertito dalla Legge n. 2/2009, ha introdotto l’obbligo per le società (sia di capitali che di persone), i professionisti iscritti in Albi o elenchi e le Pubbliche Amministrazioni, di dotarsi di una casella di Posta Elettronica Certificata (c.d. PEC), che consenta ad essi di comunicare in via telematica garantendo la stessa efficacia legale che si otterrebbe mediante l’invio delle tradizionali lettere raccomandate con ricevuta di ritorno. Anzi, assicurando altresì la certezza del contenuto della raccomandata, cosa non possibile con il “vecchio” sistema.
Tra i vari vantaggi meritano di essere ricordati il risparmio generale di carta e la riduzione del tempo e dei costi per l’invio delle raccomandate. La PEC infatti ha costi di gestione davvero limitati: si trovano online svariati Gestori che vendono caselle PEC a prezzi esigui (6 euro l’anno, IVA compresa). Altri Gestori propongono il medesimo servizio a costi decisamente più alti, senza però offrire nulla di più.
Per quanto concerne i tempi, l’obbligo di attivare una casella PEC per le imprese costituite entro il 29/11/2008, scade il 29/11/2011 mentre per i professionisti tale obbligo scade già quest’anno e precisamente il 29/11/2009. Dell’attivazione della PEC deve essere informato il Registro delle Imprese (ovvero l’Albo di appartenenza se il soggetto è professionista) attraverso la presentazione telematica di apposita pratica di integrazione dei dati già in possesso del Registro. Ovviamente, dal 29/11/2008, le imprese di nuova costituzione devono, al momento della nascita, avere già un indirizzo PEC attivo e pronto da essere comunicato al Registro delle Imprese.
In conslusione è necessario evidenziare un aspetto tecnico che ha grande rilevanza sostanziale. La raccomandata PEC si considera ricevuta dal destinatario quando la stessa è messa a disposizione del Gestore, senza che sia riconosciuta rilevanza alla effettiva apertura del messaggio da parte del destinatario. Facilmente si intuisce che ciò ha conseguenze rilevanti quando, dalla ricezione della raccomandata, vengono fatti decorrere termini di prescrizione o decadenza.
La PEC quindi ha sicuramente vantaggi evidenti, tuttavia appare necessario controllare quotidianamente la ricezione di messaggi, magari attivando specifici alert sms o su altri indirizzi e-mail anche non certificati, in modo tale da essere subito avvisati dell’arrivo di nuove raccomandate telematiche.
Per la preparazione e l’invio della pratica telematica di comunicazione dell’attivazione della PEC al Registro delle Imprese, è possibile contattarmi.
L’art. 37, D.L. n. 5/2012, ha prorogato il termine entro il quale le società devono comunicare al Registro delle Imprese il proprio indirizzo PEC. La nuova scadenza è fissata per il 30/06/2012.